生活上使用簡報的機會很多：學校課程需要學生進行的期中期末報告，在社團參與中針對活動執行所做的企劃書，乃至於未來職場上的商務簡報，亦或是申請研究所時所做的甄試資料。報告方式、簡報的對象或許不盡相同，但本質上做簡報的基本原則卻極為類似。今天筆者在本篇羅列了三大項簡報重要步驟：簡報目的、簡報對象以及簡報邏輯架構。

簡報目的主要分為兩項：「說明」及「說服」。一般學校做的簡報都是以「說明」為目的，由學生統整自己所蒐集的資訊，向聽眾說明報告內容。企劃提案、商務簡報等類型則以「說服」為目的，希望藉由簡報分享，說服聽眾支持執行方案或者促使客戶同意合作。

了解你要進行簡報的對象相當地重要：簡報並不只有傳遞自己想要傳達的訊息，也需在簡報的過程中使用聽眾習慣且接受的語言，進而讓對方理解、接收到你想要表達資訊。

「DISC 聽眾屬性分析」為心理學家威廉．馬斯頓（William Marston）所提出，進而讓每一位演講者能夠針對四個不同象限的聽眾性格屬性，調整自己的簡報呈現方式：

主導支配型（Dominance）：代表動物是「獅子」或「老虎」。此聽眾屬性較權威型、果斷且極為注重時間掌控。因此簡報方式需要「快、狠、準」，讓聽眾可以在短時間內獲得他所需的資訊、重點，甚至可以提出二至三個選擇方案，進而協助他做出正確決策。

影響表達型（Influence）：代表動物是「孔雀」。此類型的聽眾較為重視簡報有無「溫度」，能夠在簡報過程中獲得啟發或影響。因此簡報的方式需增加與聽眾的互動性，也可以在簡報中適時添加有想像力、生動有趣的情節。

穩健親和型（Steadiness）：代表動物是「無尾熊」。此類型的聽眾特徵較為被動、不太喜歡求新或刺激，但容易被故事打動。因此可以在簡報過程中，可以將內容包裝成故事，或分享實際案例，讓聽眾可以沉浸在故事的氣氛裡。 

謹慎分析型（Compliance）：代表動物是「貓頭鷹」。此聽眾屬性較注重邏輯分析能力，因此簡報過程需有條理地提供明確具體的證據、細節或數據，進而讓對方理解執行此方案的理由，甚至可以羅列此方案的優缺點重點分析。

了解簡報對象後，把握以下要點可以讓簡報的呈現更有系統性及增加簡報的可信度：

簡報的邏輯簡單可套用英文寫作架構的邏輯：前言（Introduction）→ 內文（Body）→結論 （Conclusion）。

在簡報開頭（前言）破題，讓聽眾了解今天的主題，進而簡述整體報告的內容重點（相當於列出簡報大綱），更重要的是利用「論點」（Thesis Statement），明確說出自己的立場和觀點，可以避免在報告過程中偏離主題。

再來是內文，也就是簡報的核心「主體」。在這個階段需要說明支持個人論點的證明，如經證實的事實資訊或數據分析。這時候需留意相關證明論述是否客觀、完整、合乎邏輯且具體，才能足以在聽眾心中留下深刻印象甚至得以信服。若針對數據分析提供論述，則必須呈現數字背後所看到的原因、現象，不能淪為只有單純且毫無目的地「傳遞數字」。甚至可以利用簡報內建功能，適時地將「資料圖像化」（Data Visualization），使複雜的數字轉換成簡單及容易吸收的視覺輔助（最常見的就是各類型的圖表）。

在簡報的最後階段，如果只是說一句「感謝大家」是不是會有點不足或突兀呢？為了改善這種情形，可以利用三種結尾的方式來為觀眾加強印象，並給出準備結束的訊號：重述（Restatement）、預測（Prediction）及建議（Suggestion）。

無論是在課業上、申請研究所上甚至是職場上，一個好的邏輯架構及根據不同簡報對象所設計出來的簡報，除了可以加深聽眾對演講內容的記憶點，還能促使對方做出自己預想的行動或支持。希望以上方法可以幫助你在每一次簡報都有最佳的表現，不妨可以嘗試看看！